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Poner en marcha un negocio: nueve consejos para decidir sobre su software de contabilidad

08 septiembre 2019

Original content provided by BDO South Africa

Cuando se pone en marcha un negocio, hay una serie de cosas importantes a considerar. Algunos de estos pueden incluir cómo obtener financiación, dónde encontrar un proveedor, cómo administrar una base de datos de clientes o incluso preparar un contrato de trabajo. Una de las preguntas que probablemente surja es cómo elegir el software de contabilidad adecuado para su negocio.

El tipo correcto de software de contabilidad puede ayudar a una pequeña empresa a rastrear su salud financiera e identificar posibles problemas desde el principio.

En la actualidad, el software de contabilidad es lo suficientemente sofisticado como para permitirle administrar tanto o tan poco como lo necesite dentro del paquete. Además de generar facturas, informes de gestión y estados financieros, también puede optar por funciones que dividen las facturas por proyecto, realizan un seguimiento de los gastos, establecen recordatorios para que los clientes paguen sus facturas pendientes, automaticen las facturas repetidas, paguen al personal y mucho más.

Con tanta oferta, puede ser difícil determinar cuál es el software de contabilidad adecuado para las necesidades de su negocio. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo en su búsqueda del software adecuado para su negocio.

1. ¿Qué quieres hacer?

En la actualidad, el software de contabilidad es lo suficientemente sofisticado como para permitirle administrar tanto o tan poco como lo que necesita dentro del paquete. Además de generar facturas, informes de gestión y estados financieros, también puede optar por funciones que dividen las facturas por proyecto, realizar un seguimiento de los gastos, recordatorios para que los clientes paguen sus facturas pendientes, automaticen las facturas repetidas, paguen al personal y mucho más.

Con tanta oferta, puede ser difícil determinar qué es el software de contabilidad adecuado para las necesidades de su negocio. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo en su búsqueda del software adecuado para su negocio.

  • Tener funcionalidad de nómina.
  • Permitir múltiples monedas.
  • Permita el trabajo en diferentes países y las normas y reglamentos fiscales adecuados.
  • Administre varios centros de costos y departamentos.
  • Integrar listas de stock.
  • Integre con múltiples aplicaciones para satisfacer sus necesidades comerciales
  • Automatizar entradas

2. Software fácil de usar


La facilidad de uso es un factor primordial a tener en cuenta al comprar un sistema de contabilidad. El software fácil de usar le proporciona un panel de control que muestra gráficos que muestran el estado financiero de su empresa.

Ver efectivo dentro o fuera de la empresa en los últimos seis meses, las facturas adeudadas a la empresa o las facturas a pagar por la empresa, y todas las actividades de los usuarios en un solo lugar es de gran ayuda. El software debería simplificar su contabilidad y contabilidad.

3. Transacciones multidivisas

Internet ha reducido las distancias entre los consumidores y las empresas. Hoy, incluso las pequeñas empresas sirven a clientes en el extranjero.

Si tiene dichos clientes, asegúrese de que el software de contabilidad que está investigando facilite las transacciones en varias monedas. También debe manejar los tipos de cambio y las conversiones de divisas según su conveniencia. También debe mostrar estas transacciones en su moneda base.

4. Aplicación basada en web

La nueva generación de dueños de negocios prefiere usar software de contabilidad en línea. Les gusta mantenerse en contacto con los datos financieros de su empresa sobre la marcha y enviar facturas por correo electrónico a los clientes desde donde se encuentren. El software de contabilidad basado en la web para pequeñas empresas les permite colaborar con su personal o los contadores para acelerar el procesamiento diario, permitiendo así el acceso a datos e informes financieros en tiempo real. El acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a los datos financieros más recientes les ayuda a tomar decisiones. Los sistemas basados ​​en la nube hacen que esta opción sea una realidad, y algunos programas de software de contabilidad ofrecen aplicaciones móviles que puede utilizar para realizar pagos rápidos u obtener una visión general de sus datos de un vistazo. Si externaliza su contabilidad y requiere que su contador acceda a la aplicación y desea que tengan acceso, estos sistemas basados ​​en la nube permiten iniciar sesión desde sus propias instalaciones.

5. Integración con otro software empresarial


Elija el software que se integrará a la perfección con su conjunto de otro software empresarial. El ecosistema que se integra con los sistemas de contabilidad es significativo y puede tener consecuencias negativas para su negocio si no puede integrarse con otras aplicaciones importantes. Puede interrumpir el funcionamiento fluido y eficiente de su negocio.

En un nivel básico, la mayoría de las pequeñas empresas querrán que su programa de contabilidad se integre con Microsoft Office para hacer que la manipulación o el intercambio de datos financieros, como en las reuniones de la junta o con los inversores, sea lo más fácil posible.

Sin embargo, su empresa también puede beneficiarse de tener un software de contabilidad que se integre con sus sistemas de CRM, comercio electrónico o inventario para ahorrarle tiempo a la hora de reingresar y mantener sus sistemas e informes lo más actualizados posible.

6. Datos seguros


La tendencia del mercado es utilizar un software de contabilidad basado en la web. Los buenos tiempos de las herramientas de software basadas en escritorio se están desvaneciendo rápidamente.

Con el software de contabilidad en línea, puede guardar los datos financieros de la empresa en servidores externos. Es seguro allí de cualquier peligro físico a su fin. Debe saber cuándo se realiza una copia de seguridad de los datos y asegurarse de que la frecuencia sea según sus necesidades.

Muchos propietarios de negocios dudan en almacenar sus datos financieros en servidores externos. Sin embargo, en realidad es más seguro allí que en sus propios servidores. Los expertos en seguridad lo cuidan. Utilizan las últimas tecnologías para asegurarlo. Debe ser uno de los factores a tener en cuenta al seleccionar un paquete de software.

7. Atención al cliente


Sin embargo, cambiar a un nuevo software de contabilidad, fácil de usar o avanzado, es un poco incómodo para todos los involucrados. Asegúrese de que de vez en cuando usted o el personal necesitarán el apoyo de un experto. El manual del usuario del producto no tendrá todas las respuestas.

El nivel de atención al cliente ofrecido por el fabricante de software de contabilidad es uno de los factores vitales a considerar al seleccionar un paquete de software.

8. Pruebe antes de comprar


Dependiendo del tamaño y tipo de paquete que se adapte a su negocio, la mayoría de los proveedores proporcionarán una prueba o descarga gratuita de 30 días o una demostración del producto en línea o in situ.

Una vez que haya finalizado una lista reducida de proveedores, ver el software en acción o usarlo en un entorno de prueba es una excelente manera de evaluar si cumplirá con sus expectativas e identificar cualquier pregunta final previa a la compra que necesite hacer. Siempre pruebe el producto. Es la mejor manera de determinar la experiencia de un usuario.

9. No te olvides de crecer


Al invertir en cualquier software de negocios, no solo considere el negocio que es en este momento, piense en sus objetivos a corto y largo plazo y en el negocio que desea ser en el futuro también.

Si está invirtiendo en software, es importante tener en cuenta la capacidad para que crezca con su negocio o para permitirle pasar a otro paquete si es necesario.

Compruebe si su solución es escalable: si su negocio crece, ¿puede crecer el software con usted? ¿Hay soluciones más grandes a las que pueda trasladarse a tiempo? ¿Qué soporte le ofrecerá el proveedor al hacerlo? Asegurarse de verificar esto le ahorrará mucho tiempo y dinero en el futuro.